Üniversite hayatımda tanıştığım aman bana ne kazandıracak ki düşüncesiyle hiç üzerinde durmadığım zaman yönetimi tekniklerinin bir süre sonra hayatımın tam ortasına oturacağını hiç düşünmemiştim. Çalışma hayatına atıldıktan bir süre sonra işler bir anda karmaşık bir hale dönüştü. Başlarda ben her görevi yaparım diye atıldığım tüm işlerde kendimi adeta bir superwoman ilan ettim. İlerleyen zamanlarda aslında superwoman olmadığımı her insan gibi benim de güçlerimin çok sınırlı olduğunu farkettim. Görevlerimi tamamlayamadığım zamanlarda mutsuzluğumun çok yüksek olduğunu, çalışma hayatımda çok fazla efor sarf ettiğim halde verimliliğimin düştüğünü gördüm.
Bu dönemde pandeminin de etkisi vardı. Pandemi ile birlikte iş hayatımızı ve okul hayatımızı bütünüyle online dünyaya taşıdık. Bu remote çalışma sistemi ile birlikte zamanımızın büyük bir çoğunluğunu bilgisayar karşısında geçirmeye başladık. Artık ofis ortamında bir arada bulunmamanın dezavantajı ve üst üste gelen toplantıların artması bazen bizleri birden fazla parçaya bölebiliyor. Bazen de evden çalıştığınız için, farklı tempoda çalışan insanların sizleri sürekli müsait sanması anlamına denk geliyor ve süreçler daha karmaşık bir hal alabiliyor. Özellikle benim gibi kalabalık bir ailede yaşıyorsanız bu tarz müdahaleler ile zamanın nasıl geçtiğini anlamıyorsunuz demektir.
Tüm bu karmaşanın ortasındayken başlarda burun kıvırdığım bu zaman yönetimi tekniklerine dönüp bakmanın zamanının geldiğini düşündüm.
Zamanımızı yeterince iyi ve verimli kullanabiliyor muyuz?
Tüm koşullar ne olursa olsun zamanı yönetme sorgusuna sürüklüyor beni. Siz ne dersiniz? İş hayatımızda veya öğrencilik hayatımızda gerçekten zamanımızı iyi kullanabiliyor muyduk?
Zaman yönetimi tekniklerini ilk duyduğumda ne kadar yararlı olduğunu bilmeyip bana ne katabileceğini kestiremediğim için aklımda soru işaretleri vardı. İş hayatımda ise bu önünü alamadığım zaman-efor-verimlilik problemine bir çözüm ararken bu tekniklere dönüp bakma ihtiyacı duydum. En azından bir tanesini hayatıma dahil etmenin bana nasıl fayda sağlayacağını deneyerek gözlemledim ve öncesinde gerçekten zamanı verimli kullanamadığımı gördüm. Bu teknikleri uyguladıktan sonra görevlerimi gün içerisinde tamamlamayı, eskisi kadar mesai yapmamayı, hafta sonumun tamamen bana kaldığını keşfettim.
Peter F. Drucker zamanla ilgili şu gözlemde bulunmuş:
“Zaman en az bulunan kaynaktır, eğer o doğru yönetilmiyorsa hiçbir şey yönetilmiş sayılmaz”.
Zaman aslında herkes için aynı sistemde işleyen, ücretsiz bir kaynaktır. Bazı arkadaşlarımız zamanını çok verimli kullanırken bazılarımız ise zaman içerisinde kaybolmaktadır. Hepimizin sıklıkla söylediği “zamanım yok, bu insanlar bu kadar zamanı nereden buluyor, kendime asla vakit ayıramıyorum, bu enerjiyi nereden buluyorsun?” gibi sorularınız varsa zaman sizin için doğru yönetilmiyor demektir.
Bu noktada kendi deneyimlerimden hareketle iş hayatımda uyguladığım zaman yönetimi tekniklerini sizlerle paylaşmak istiyorum. Zamanımızı nasıl daha verimli kullanabiliriz, hayatımızda kullanabileceğimiz bazı teknikler hayatımızı nasıl kolaylaştıracak? Bir bakalım.
Umarım bende olduğu gibi sizin için de senaryo olumlu anlamda değişir :)
Pomodoro aslında İtalyanca’da domates demektir. Bu teknik ise ismini eskiden annelerimizin mutfakta kullandığı domatese benzeyen zamanlayıcılardan almış :).
Zaman yönetimi tekniklerini ilk araştırmaya başladığımda karşıma sıklıkla çıkan ilk tekniklerden biri pomodoro tekniği idi ve benim bu hayattaki en büyük kurtarıcım oldu. Görevlerimi başlarda hiç bitmeyecek edası ile yaparken bir anda hızlıca tamamladığım bir çalışma temposuna dönüştü. İlk aşamada kendime uzun vadeli ve günün belirli kısmında bitirebileceğim bir görev seçtim. Telefonumdan 25 dakika alarm kurarak başladım. 25 dakika boyunca kendimi işe vererek aslında planladığım toplam saatten daha kısa bir süre içerisinde işi tamamladığımı farkettim. Özellikle evden çalıştığımız bu dönemlerde çevremizde var olan etkenler dikkatimizi çok çabuk dağıtabiliyor. Kısa vade de sağlıklı bir iş yapmak istiyorsak bu tekniği siz de kendi hayatınızda kullanabilirsiniz.
Pomodoro da aslında 25 dakika çalış sonrasında mola ver ve devam et üzerinden ilerleyen bir teknik. Yaygın olarak en çok 1980’lerin sonunda kullanılmaya başlanmıştır. Bu tekniği uygularken kendinize görev listesi çıkarmak önceliklidir. Bu tekniğe başladığımızda 25 dakikalık çalışma periyotları ile başlayarak ve görevi tamamlayana kadar 25 dakika çalış + 5 dakika mola ver şeklinde ilerlersek görevlerimizi çıkardığımız planlamadan daha hızlı bir sürede tamamlayabiliriz. Buradaki amacımız ilk 25 dakika (toplamda belirlediğiniz saatte) içerisinde elimizde olan tüm görevleri mümkün olduğunca tamamlamış olmamız gerektiğidir. Bu tekniği kullanırken telefonumuzda bir kronometre kullanabiliriz. Eğer dikkat eksikliği yaşıyorsanız bu tekniği uygulayarak kısa zamanda çözümlemek istediğiniz görevlerin hepsini yapabildiğinizi göreceksiniz.
İlk görevinizin zorlayıcı olabileceğini düşündüğünüzde bu görev için toplamda 2 saat ayırdınız. Görevinize ilk 25 dakika ile başlayıp bir bölümünü tamamladınız. Önemli olan kısma geliyoruz. 25 dakikadan sonra mutlaka 5 dakika ara verip tekrar 25 dakika üzerinden çalışmanıza kaldığınız yerden devam etmelisiniz ve en başta belirlediğiniz o 2 saatlik süreyi doldurmalısınız.
Çalışma hayatına atıldıktan kısa bir süre sonra dikkatimin çabuk dağıldığını ve işlerimden bir verim alamadığımı farkettim. Bunun en temel sorunlarından biri zamanımı doğru kullanamamamdan kaynaklanıyordu.
Ekip arkadaşlarımla bazen işin içinden çıkamadığımız durumlarda ve iş tempomuz çok arttığında koşa koşa Eisenhower Matrisi’ne başvuruyoruz. Herkes ortak bir alanda kendine bir matris tablosu oluşturuyor. Bu görev/iş bizim için ne kadar öncelikli, ne kadar zamanda yapmalıyız, gerçekten acil mi sorularının yanıtını arıyoruz. Birçok toplantımızda bu matrisi doldurduk ve gerçekten oldukça verimli sonuçlar aldık.
Tekniği tanıyacak olursak;
Bir zamanlar ABD başkanlığı yapan Dwight David Eisenhower başkanlığa seçilmeden önce 2. Dünya Savaşı’nda yüksek mertebede komutanlık yapmaktaydı. İşi gereği gün içerisinde birçok karar alıp vermesi gerekiyordu. İşlerini önceliklendirmede sıkıntı yaşayan Eisenhower, kendine ait bir matris geliştirdi. Bu teknikte amaç yapmanız gereken işleri kategorize etmek ve önceliklendirmek. Yapacağınız görevler sizin için gerçekten önemli mi veya acil mi bunu tespit etmeniz gerekmektedir.
1. Önemli ve acil: Öncelik sıralamamızın en üstünde yer almalıdır. Bu kategoride yer alan işler öncelikli olarak yapılmalı.
2. Acil ama önemli değil: İlk kategoriye oranla daha az önemli olan ama zaman kaybetmeden de yapılması gereken görevlerimiz buraya dahil edilebilir.
3. Önemli ama acil değil: Bu gruptaki işlerimiz ilk iki kategoriden daha az öncelikli olduğu için önemli ama bekletilebilir. Gelen mailler, ekip arkadaşlarımızın bizden istedikleri bu kategoriye girer.
4. Önemli ya da acil değil: Diğer görevlerinizi tamamladıktan sonra yapabileceğiniz arda kalan tüm görevlerin olduğu kategoridir.
Yukarıdaki tabloda gözüktüğü gibi problem sizin için önemli ve acilse hemen yapmanız gerekmektedir. Acil bir problem değilse bunu sonrasında planlayıp gerçekleştirebilirsiniz. Eğer problem veya görev sizin için önemli değilse eforunuzun tamamını o problem üzerinde harcamayıp sonrasında isterseniz farklı bir zamanda yapabilirsiniz veya başka bir kişiye devredebilirsiniz.
Bu teori İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto’nun, 1906 yılında ülkesindeki gelir dağılımını incelemesiyle ortaya çıkıyor. Pareto, ülkesindeki zenginliğin yüzde 80'inin nüfusun yüzde 20’sinden geldiğini fark ediyor ve günümüzde bu kural ekonomiden mühendisliğe birçok alan için geçerliliğini koruyor. 80-20 kuralı olarak bilinen bu tekniğe göre bir durumda ya da olayda meydana gelen sonuçların %80’i, o olay/durumla ilgili sebeplerin %20’sinden kaynaklanır. Bu veriden hareketle Pareto Analizi, bir sorunun %20’sini çözerseniz tüm sorunun kalan %80’lik kısmını da çözebileceğinizi savunuyor. Günlük hayatınızda veya iş hayatınızda birçok durumu bu teknik açısından ele alıp, iyileştirmeler elde edebilirsiniz.
Önemli bir not: oranlar her zaman %80’e %20 olmak zorunda değildir; %70’e %30, %90’a %10 gibi değişkenlikler gösterebilir.
Aslında Pareto Analizi bir zaman yönetimi tekniği olarak ortaya çıkmasa da uyguladığınızda iş akışınızı iyileştirmenize ve dolayısıyla zamandan tasarruf etmenize de olanak tanır. İşlerin yapılacağı zamanı verimli kılmak ve asgari düzeye çekmeyi amaçlar.
Bunun için Pareto Analizi nasıl uygulayabileceğinize bakalım:
• İlk adımda bir durumla ilgili yaşadığınız problemi tespit edin,
• Tespit ettiğiniz probleme sebep olan sorunları belirleyin ve önem sırasına göre sıralandırın,
• Elinizdeki, veri olarak görebileceğiniz bu sorunları listeleyin. Her bir veriye -probleme olan etkisini ele alarak- yüzdelikli oran üzerinden puan verebilir, bu sayede bir ölçümleme yapabilirsiniz,
• Son adımda ise tüm bu dağılımı net görebilmek adına bir şema oluşturun ve puanladığınız sorunların dağılımına göz atın.
Buradan sonrası ise değerlendirme, en etkili sorunları ortadan kaldırmak adına çözüm yolları üretmekle devam ediyor.
Bu analizin konsept fikrini ve günlük hayatımıza olan etkisini tanıdık örneklerle anlatan şu videoyu da izleyebilirsiniz:
Peki bu tekniklerin dışında zamanı yönetmek için başka neler mi yapıyorum?
İşte size tavsiyelerim :)
• Bir rutin oluşturmak
Kendinize sabah rutinleri oluşturun. Sabahları hem mental olarak hem de algılama açısından en aktif saatlerimizdir. Birçok girişimcinin, sanatçıların ve başarılı olan insanların sabah rutinleri olduğunu öğrendim. Her sabah oluşturduğunuz rutinlerin dışına çıkarak mesela işe giderken bir durak öncesinde inip yürümek gibi, size hem sağlık açısından hem mental açıdan iyi gelecektir. Normal alışkanlıklarınızın dışına çıkıp farklı bir rutin oluşturmaya çalışın.
• Yapılacaklar listesi çıkarmak ve adımları belirlemek
Yapılacak listelerini düşündüğümde ucu bucağı olmayan listeler aklıma geliyor. Burada kendinizin yapabileceği ve sizi zorlamayacak listeler oluşturabilirsiniz. Eğer gün içerisinde 5 görev yapabiliyorsanız ama listenize 20 tane yapılacak görev yazıyorsanız burada olan dengesizlik iş yetiştirememeye, bir süre sonra kaygı bozukluğuna ve mutsuzluğa neden olacaktır. Yetiştiremediğiniz görevleriniz bir sonraki güne sarktığı için arkanızdan gelen tüm görevler tıpkı yuvarlandıkça büyüyen bir kar topu gibi bir süre sonra sizi ezecektir.
Günlük çalışma listelerimi çıkarırken genelde renkli kalemler kullanmaya çalışıyorum. Kendimce acil olanları kırmızı kalemle, günlük yapılması gerekenleri ise kurşun kalemle yazıyorum. Görevi tamamladığım zaman turuncu kalemle üzerini çiziyorum. Başlarda kendimi bir superwoman zannederek kendime yapabileceğimden fazla görevler yazıyordum. Görevlerim sürekli sarkmaya başladığında ise mutsuzluk yakamı bir türlü bırakmıyordu. Sürekli ertelenen görevler, bir sonraki haftaya yansıyor ve asla işlerim bitmiyordu. En sonunda buna bir dur dedim. Bütün bitmeyen işlerimi 2 hafta sonunda tamamen toparladım. Bu noktada en büyük sırdaşım ajandamı hayatıma aldım. Ben nereye gidersem o oraya geldi. Bir süre sonra yukarıda bahsettiğim zaman yönetimi tekniklerini kullanmaya başladım. Eskiden günde kendime 30 görev yazıyorsam şimdi 10 görev yazıyorum ve neredeyse 4/3’ünü tamamlıyorum.
• Kendi çalışma saatlerini belirlemek
Bazı girişimciler kendileri için en aktif saatin sabahları 04.00-07.00 arasında olduğunu belirtiyor. Ülkemiz şartlarında bu saatlerde düşünmek, üretmek ve hatta uyanmak bizler için tabii ki de zor olabilir. Benim en çok ürettiğim saatler 07.00-11.00 arasıdır.
Günün hangi saati sizin için daha verimliyse o saatler arasında çalışabilmeniz verimliliğiniz açısından çok önemli. Sabah 09.00-18.00 arasında çalışmaktayım. Doğru bir planlama yapmadığım zamanlarda görevlerimin üst üste gelmesi, farklı günlere sarkması, motivasyon düşüklüğü ve mutsuzluğa eşdeğer olabiliyor.
• Çalışma saatleri dışında notlar almak
Üretmek için bazen bu saatler bile önemini kaybedebilir. Siz bir fikir üretmek istersiniz ancak oturup saatlerce düşünürsünüz, hiçbir sonuca ulaşamazsınız. Bazen Beşiktaş-Kadıköy vapurunda aklıma bir fikir gelir, bazen halk pazarında gördüğüm ve işimde bunu buraya koysam daha iyi olur dediğim vb düşüncelerim sıklıkla olur. Bu nedenle aklıma bir şey gelir de unutmayayım diye yanımda sürekli ufak bir not defteri ve kalem taşırım. Buna üşenen arkadaşlarımız olursa telefonunuzdan ses kaydı alabilirsiniz. Benim tavsiyem; mutlaka ama mutlaka yanınızda her zaman ufak bir kağıdın olması ve hızlıca üzerine not yazmanız. Tüm düşüncelerinizi, fikirlerinizi yazılı olarak bir yere aktarmanız. Eskiler boşa dememiş; “söz uçar yazı kalır.”
• Mola vermek
İş hayatında veya öğrencilik zamanlarımızda çok yoğun tempolarda çalışıyoruz. Bu yoğun çalışma tempoları bir süre sonrasında bizlere yorgunluk olarak geri geliyor. Online toplantılar da üst üste geliyorsa eğer sık sık mola vermeyi ihmal etmeyin, kendinize yüklenmeyin.
Çalışırken nefes alabileceğiniz bir molanız olsun ve lütfen bir kahve molasını kullanın. Dijital ekranlardan kısa süreliğine uzaklaşın ve hareket edin. Sizleri bulunduğunuz stresli ortamlardan çok uzaklara götürecek ve iyi hissetmenizi sağlayacak zamanlar arada vereceğiniz mutlu molalardan oluşmaktadır.
• Gün sonunda kaç görev tamamladığını kontrol etmek
Günlük görevlerimizi yazarken bazen robota dönüşebiliyoruz. Yapamayacağımız işleri görev olarak to do list kısmına yazdığımızda hem motivasyonumuz hem de özgüvenimiz kırılabiliyor. Kendinize sıfırdan bir planlama yapacaksanız az görev ve çok mola ile başlayın. Çalışma zamanınızı eğlenceli hale getirin. Zamanla tüm görevleri tamamladığınızı gördüğünüzde ister istemez görev sayınız artmaya başlayacaktır.
Son olarak; iş asla bitmez. Hepimizin belirli kapasitesi ve yapabileceği işler kadar yapamayacağı işler de var. Kendi zamanımızın çok değerli olduğunu biraz oturup düşündükten sonra anlayabiliyoruz. Yoğun tempoda çalışırken doğru zaman planlamasıyla tüm işlerin altından kalkabilirsiniz!
Kendinize not: Zamanı kovalamak yerine onun tadını çıkarın.
